Polityka Prywatności Nowa Era Transportu

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych klientów, kontrahentów oraz użytkowników usług świadczonych przez Nowa Era Transportu (dalej: „Spółka”, „my”, „nas”) działającą w sektorze transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Nowa Era Transportu z siedzibą na terytorium Polski (dalej: „Administrator”).

1.3. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

2. Dane kontaktowe Administratora

2.1. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z nami:

• korespondencyjnie: Nowa Era Transportu, Polska (dokładne dane adresowe zgodnie z danymi rejestrowymi),
• e‑mailowo: [adres e‑mail Administratora danych],
• telefonicznie: [numer telefonu].

3. Zakres i kategorie przetwarzanych danych

3.1. W zależności od rodzaju świadczonej usługi i sposobu kontaktu, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, NIP, REGON, numer dowodu tożsamości (w uzasadnionych przypadkach),
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu,
• dane związane z realizacją usług transportowych i logistycznych: dane pojazdów, numery listów przewozowych, trasy transportu, dane odbiorców i nadawców przesyłek, informacje o ładunku,
• dane rozliczeniowe i finansowe: numery rachunków bankowych, dane do faktury, informacje o płatnościach,
• dane z korespondencji: treść wiadomości e‑mail, formularzy kontaktowych, notatki ze spotkań lub rozmów telefonicznych,
• dane dotyczące logów systemowych i plików cookies (w przypadku korzystania z serwisu internetowego): adres IP, dane o urządzeniu, przeglądarce, data i godzina logowania, aktywność w serwisie.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na poniższych podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO):

• realizacja usług transportu i logistyki,
• obsługa zamówień, zleceń przewozu, reklamacji,
• obsługa rozliczeń, fakturowania oraz płatności.

(b) Wypełnianie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

• prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej,
• archiwizacja dokumentów zgodnie z przepisami prawa,
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów transportowych, celnych i ubezpieczeniowych.

(c) Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

• dochodzenie i obrona roszczeń,
• zapewnienie bezpieczeństwa transportu, mienia, pracowników i kontrahentów,
• analiza i rozwój świadczonych usług, statystyki, raportowanie,
• zabezpieczenie serwisów informatycznych, systemów i sieci,
• prowadzenie korespondencji i kontaktu w bieżących sprawach biznesowych.

(d) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – jeśli ma zastosowanie:

• działania marketingowe (np. newsletter, informacje handlowe drogą elektroniczną lub telefoniczną),
• utrwalanie wizerunku (np. zdjęcia z wydarzeń, referencje) – jeżeli taka zgoda zostanie wyrażona.

5. Odbiorcy danych

5.1. Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, którym jest to niezbędne do realizacji wskazanych wyżej celów, w szczególności:

• podwykonawcom i partnerom biznesowym uczestniczącym w realizacji usług transportowych i logistycznych (np. przewoźnikom, magazynom, operatorom kurierskim),
• dostawcom usług IT (hosting, serwery, systemy informatyczne, poczta elektroniczna),
• biurom rachunkowym, doradcom podatkowym i prawnym,
• firmom windykacyjnym, ubezpieczycielom, bankom oraz operatorom płatności,
• organom administracji publicznej, sądom, służbom i innym instytucjom upoważnionym na mocy prawa.

5.2. Odbiorcy danych przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów lub przepisów prawa i są zobowiązani do zapewnienia ich poufności oraz bezpieczeństwa.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich

6.1. Co do zasady dane przetwarzane są na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

6.2. W przypadku gdy realizacja transportu lub usługi logistycznej wymaga przekazania danych do państwa trzeciego (poza EOG), odbywa się to wyłącznie w oparciu o odpowiednie podstawy prawne i zabezpieczenia przewidziane w RODO, takie jak:

• decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony,
• standardowe klauzule umowne UE,
• inne dopuszczalne mechanizmy zapewniające odpowiedni poziom ochrony.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a po tym czasie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do dochodzenia i obrony roszczeń.

7.2. Przykładowo:

• dane związane z zawartą umową – przez czas trwania umowy oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
• dane księgowe i podatkowe – przez okres wskazany w przepisach prawa podatkowego i ustawie o rachunkowości (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, w jakim zgoda została udzielona.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych (uzyskania informacji o przetwarzaniu oraz kopii danych),
• prawo sprostowania (poprawiania) danych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody).

8.2. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych wskazanych w punkcie 2.

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

9.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

10. Bezpieczeństwo danych

10.1. Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające zagrożeniom oraz kategorii danych, w szczególności zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych, utratą danych, ich zniszczeniem, modyfikacją lub nieuprawnionym ujawnieniem.

10.2. Osoby upoważnione do przetwarzania danych są zobowiązane do zachowania poufności oraz zostały odpowiednio przeszkolone w zakresie ochrony danych osobowych.

11. Pliki cookies i technologie podobne

11.1. Jeśli korzystasz z naszego serwisu internetowego, możemy wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisu,
• dostosowania treści do preferencji użytkownika,
• analizy ruchu na stronie i poprawy funkcjonalności.

11.2. Pliki cookies mogą być zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia przeglądarki internetowej dotyczące cookies, w szczególności je zablokować lub usunąć. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

12. Zmiany Polityki Prywatności

12.1. Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w zakresie świadczonych usług lub stosowanych technologii.

12.2. Zaktualizowana wersja Polityki Prywatności będzie publikowana w naszej siedzibie lub na stronie internetowej (jeśli jest prowadzona) z podaniem daty obowiązywania zmian.

13. Dane kontaktowe w sprawach prywatności

13.1. Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące niniejszej Polityki Prywatności oraz przetwarzania danych osobowych można kierować na dane kontaktowe Administratora wskazane w punkcie 2 powyżej.

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w odniesieniu do działalności Nowa Era Transportu w sektorze transportu i logistyki.